ORGANIZAR
A AGENDA

"O tempo tem passado tão rápido que eu já deixo a minha árvore de Natal montada no armário. É como se ele tivesse encurtado, ficado mais rápido. Tudo sugere velocidade, urgência. E eu, por mais que me divida, me multiplique em várias, não tenho tempo. Não tenho tempo para a demanda do meu trabalho, não tenho tempo de ler todos os livros e ver todos os filmes que me interessam. Não tenho tempo para atender todas as ligações, responder tantos e-mails e curtir as milhares de fotos. Não tenho tempo para dormir as horas que desejo e muito menos de estar ao lado daqueles que amo".

É com o depoimento acima que o documentário brasileiro "Quanto tempo o tempo tem" começa. Ele mostra que nós conduzimos a vida de forma cada vez mais acelerada. De fato. Estamos sempre correndo, tendo ou não motivos para isso. Mesmo assim, parece que não somos rápidos o suficiente para acompanhar o ritmo do tempo. Quem não reclama de não dar conta do que quer ou precisa? Quem não gostaria de esticar o dia para fazer tudo com mais calma?

Temos a sensação de que mal um ano começa, já está terminando. Isso acontece porque não conseguimos fazer nossas tarefas e desejos caberem dentro do tempo. Nós o gastamos sem perceber, na tentativa de diminuir a montanha de compromissos não cumpridos à nossa espera. Mas ela só faz crescer, porque não paramos de receber informações, ofertas, convites irrecusáveis e infinitas possibilidades de entretenimento. Seduzidos por tudo isso, tratamos de encaixar um volume enorme de afazeres nas nossas agendas. É assim que o tempo passa sem que a gente veja.

Mas nada interfere tanto na percepção do tempo como as nossas emoções. Quando o relógio não anda em sintonia com o que estamos sentindo no momento, ele pode parecer apressado ou lento. O tempo do relógio é o tempo cronológico, do social, do coletivo, que segue uma linearidade temporal marcada pelos segundos, minutos e horas. Já a experiência pessoal do tempo é elástica e diversos fatores podem influenciar e interagir nela. Além de emoções, as nossas expectativas, a complexidade da tarefa a ser executada, a atenção ou distração também interferem na maneira como sentimos o tempo.

Então, como o Design Sprint pode nos ajudar a usarmos o nosso tempo com inteligência?

O dia típico no escritório é mais ou menos assim:

Esse dia é longo e agitado, mas não necessariamente produtivo. Cada reunião, e-mail e telefonema fragmenta a atenção e impede que o trabalho de verdade seja feito. Se combinadas, essas interrupções são as principais armadilhas para atrapalhar a nossa produtividade. 

• Pesquisadores da Universidade George Mason descobriram que pessoas escrevem textos mais curtos e de menor qualidade quando interrompidas no meio do trabalho.

• Pesquisadores da Universidade da Califórnia em Irvine relataram que leva em média 23 minutos para que um profissional interrompido retome suas tarefas.

Existem pilhas de estudos sobre o custo da interrupção e não há dúvidas: a fragmentação prejudica a produtividade. É claro que ninguém quer trabalhar assim. Todos nós desejamos concluir uma tarefa importante. E sabemos que o trabalho mais relevante, sobretudo o tipo de esforço criativo necessário para resolver grandes problemas, requer longos e ininterruptos espaços de tempo.

Este é um dos melhores aspectos de um Design Sprint. O método de Jake Knapp da a liberdade para vocês trabalharem do modo muito mais efetivo, com uma agenda sem compromissos e um objetivo importante a ser cumprido. Não há mudanças de contexto entre projetos diferentes, e tampouco interrupções aleatórias.

Um dia de Design Sprint é assim:

Você começará às dez da manhã e terminará às cinco da tarde, com uma hora de almoço no meio.

Isso mesmo, um dia típico do Design Sprint só inclui seis horas de trabalho. Um dia mais longo não rende resultados melhores. Reunindo as pessoas certas, estruturando as atividades e eliminando as distrações, é possível fazer um progresso rápido com um cronograma razoável.

O Design Sprint requerem alta dose de energia e foco, mas a equipe não conseguirá aplicar tamanho esforço se estiver estressada ou exausta. Começando às dez da manhã, vocês terão tempo para crecar seus e-mails e se sentirem dispostos antes do início do dia. Terminando antes de todo mundo estar cansado demais, garantindo assim que os níveis de energia permaneçam altos ao longo da semana.

RESERVE CINCO DIAS NO CALENDÁRIO

Esta etapa é óbvia, mas muito importante. A equipe do Design Sprint deve estar na mesma sala de segunda-feira até a quinta-feira, das dez da manhã às cinco da tarde. O teste da sexta-feira começa um pouco mais cedo, às nove.

Por que cinco dias? Já foram testados sessões de Design Sprints mais curtos, que, no entanto, foram exaustivos e não deram o tempo necessário para desenvolver e testar um protótipo. Foi testado pela equipe do Jake Knapp um Design Sprint de seis semanas, um Design Sprint de um mês e um de dez dias. Nenhum desses formatos trouxeram resultados muito diferentes do que o Design Sprint Original de cinco dias. Com os fins de semana, a continuidade se perdia. As distrações e a procrastinação ganhavam espaço. Além disso, mais tempo para trabalhar deixou cada membro da equipe mais apegados as ideias individuais de solução e, com isso, eles ficaram menos dispostos a aprender com colegas ou clientes.

Cinco dias propiciam a sensação de urgência necessária para aumentar o foco e cortar os debates desnecessários, mas também espaço suficiente para construir e testar um protótipo sem que se trabalhe à exaustão. E, como a maioria das companhias adota uma semana de cinco dias, é viável reservar esse período no cronograma.

É importante também que a equipe faça um rápido intervalo de manhã (por volta das 11h30), tire uma hora para o almoço (por volta das 13h) e tire mais um intervalo rápido à tarde (por volta das 15h30). Esses intervalos serão uma válvula de escape, permitindo que vocês descansem o cérebro e se atualizem a respeito do trabalho que está sendo feito fora do Design Sprint.

E aí, o que está achando do conteúdo até aqui? Esperamos que esteja gostando, mas principalmente que esteja sendo útil e muito relevante para você!

Nós aqui da DesignSprint.com.br já vivemos na pele o que você deve estar vivendo agora… Sabemos que o mercado de Design, Metodologias Ágeis e Experiência do Usuário (UX) cresce cada vez mais, mas também muda muito a cada minuto, a cada segundo – e os profissionais  mais atualizados sempre saem na frente na hora de serem contratados.

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