COMO SER UM ÓTIMO FACILITADOR

Seja a pessoa mais inteligente da sala. Conheça o negócio como a palma da sua mão. Garanta um ótimo resultado. Ah, e não saia do roteiro.

Siga esses passos todas as vezes e posso prometer que você vai se sentir... um facilitador terrível (rsrs).

Estes são erros comuns que muitos facilitadores iniciantes cometem quando começam a liderar grupos. Geralmente colocamos muita pressão em nós mesmos para ter todas as respostas antes de finalmente perceber que estávamos perdendo completamente o ponto.

Seu trabalho como facilitador não é se exibir com seu conhecimento do negócio; é conduzir as pessoas através de um processo que leva a um resultado desejado.

Jackie Colburn - líder de criação de experiências digitais há mais de 15 anos - afirma que, quando começou a fazer algumas mudanças básicas e ter uma mentalidade diferente, tudo mudou na vida dela. E que embora sempre tenha tido uma personalidade de líder, alguns aprendizados transformaram completamente a maneira como ela facilita o Design Sprint hoje em dia. Ela compartilha conosco nesse artigo, um pouco sobre esse aprendizado e mudança de mindset.

Você não precisa saber tudo

Jackie Colburn: Que alivio! Quando comecei a facilitar, senti que era meu trabalho saber tudo sobre o negócio e o espaço do problema de cada cliente. Agora, aprendi que é mais importante ser imparcial e aberta como facilitadora do que ter uma compreensão profunda de todos os aspectos do negócio. Claro, eu ainda faço minha lição de casa e me familiarizo com o espaço do problema antes de trabalhar com a equipe, mas o valor real que um facilitador fornece é extrair conhecimento e ideias das pessoas na sala. Cabe a você direcionar a clareza de uma maneira que permita que a equipe se una ao trabalho, uma ideia concreta ou uma decisão importante.

Aqui está um exemplo: Cada setor em que eu trabalho tem uma variedade enorme de siglas. Eu poderia passar horas aprendendo o jargão da empresa, além de preparar minha agenda e materiais para a sessão? Claro, apenas me dê mais 20 horas de trabalho toda semana. Em vez disso, exercito a humildade e simplesmente perguntando para a equipe o que significa um acrônimo. Isso não apenas esclarece a definição para mim, mas também libera potencialmente outros participantes de se sentirem inseguros por não entenderem o mesmo jargão.

Outro exemplo: uma vez eu estava em uma reunião e pedi a uma dupla que usasse "libs" e "drawings to break" para explicar exatamente o que eles estavam fazendo. Depois de fixarmos suas respostas na parede, percebemos que eles tinham duas ideias completamente diferentes. Os membros da equipe não estavam totalmente alinhados, mas tinham mais medo de parecer idiotas ou ofender a outra pessoa do que ficar pensando no problema por meses (ou mais!).

Não tenha medo de fazer perguntas e buscar clareza. Você não precisa ser um especialista em todos os setores em que trabalha. Libertar-se dessa mentalidade permitirá que você assuma seu lugar como facilitador.

Conheça o seu papel

Jackie Colburn: Como facilitador, você é responsável por orientar a equipe. É para isso que você foi contratado. Mostre-se sendo preparado. Tenha sua agenda definida. Guie intencionalmente a equipe por meio de uma série de métodos – o Design Sprint é uma fórmula maravilhosa e confiável a ser seguida. Também é seu trabalho gerenciar as expectativas para que as pessoas saibam com o que estão se comprometendo (a sessão é de várias horas ou vários dias?). Por fim, mantenha-se fiel à sua agenda, faça perguntas quando precisar e intervenha quando os participantes tentarem monopolizar a sala, o que me leva à minha próxima dica…

Leia a sala

Ser um facilitador requer muita empatia. Eu aprendi algumas coisas ao longo dos anos que parecem absolutamente simples agora, incluindo:

• Certifique-se de que as pessoas se sintam ouvidas. Sempre reconheça seus pensamentos e nunca os ignore. Se não for um momento apropriado para conversar, diga educadamente que o grupo precisa seguir em frente. Eu também adoro a ferramenta “estacionamento”, onde capturar seu pensamento é apenas uma questão de escrevê-lo na parede sem precisar voltar a ele se não for necessário. A chave é validar cada indivíduo para que eles se sintam capacitados para participar e trabalhar de forma colaborativa em direção a uma solução.

• Certifique-se de que todos contribuam. Se você perceber que as pessoas são tímidas ou estão se segurando, dê voz a elas. Se você sabe que há uma personalidade forte ou alguém que expressa um tom de muito poder na sala, chame essa pessoa por último. Certifique-se de usar exercícios em que todos no grupo são obrigados a compartilhar. Também adoro fazer atividades que mantenham o anonimato. Por exemplo, peço aos participantes que enviem seus esboços por e-mail anonimamente antes de compartilhar com o grupo, para que a sala não seja influenciada por quem a ideia veio. Isso pode ajudar a gerenciar as políticas internas da equipe e dar peso igual a todas as ideias.

• Faça questão de difundir “más vibrações”. Às vezes, um membro (ou mais de um) do grupo pode não estar interagindo com os outros. Se eles estão tímidos ou parecem angustiados, é importante dar-lhes espaço para falar, ou conversar com o Definidor para puxar essa pessoa de lado em particular para fazer algumas perguntas para ela, tais como: “Conte-me mais …” ou “O que você quer dizer por…". Fazer isso ajuda todos a se sentirem vistos, incluídos e, às vezes, pode revelar um núcleo de percepção que o grupo mais amplo precisa abordar.

Pratique a paciência

Jackie Colburn: Confiar no processo é fundamental para se manter. Se você está facilitando um Design Sprint, você tem um método comprovado e formulado a seguir. Se você está projetando sua própria agenda, precisa confiar que projetou um workshop inteligente que criará um bom resultado. A parte bonita de qualquer uma dessas abordagens é que você pode planejar um pouco as coisas. Talvez você queira que o grupo reserve um momento para fazer algo inesperado, ou ter uma conversa paralela, ou gastar mais tempo em algo do que o previsto originalmente.

É comum querer saber para onde está indo e quando chegará lá. A realidade é que, com esse tipo de trabalho, você não sabe necessariamente o que está fazendo quando entra na sala, mas tem um resultado que espera no final. Fique à vontade para descobrir, não para descobrir. Ele permite que você se abra para a jornada em vez de forçar uma determinada rota.

Divirta - se

Jackie Colburn: Parece brega, mas fazer regularmente atividades fora do seu trabalho de facilitador que o empurrem e o encorajem a ficar um pouco desconfortável só ajudará sua jornada como líder. Na verdade, eu fiz uma aula de improvisação no início. Isso me ensinou a ser ágil, presente e solidária com o que todos os “atores” na sala tinham a oferecer.

Também treinei e ensinei como professor de ioga por vários anos, o que foi muito útil para aprender a articular de forma clara e inclusiva. Foi um excelente guia para cultivar a empatia e a atenção plena, que se traduz em saber quando um participante precisa de uma base, ou se o grupo está perdendo força e precisa de uma atividade energizante.

Aprender habilidades fora do seu ofício tradicional oferece uma dose saudável de humildade e fará de você um facilitador mais completo e talentoso.